ここで紹介する事例は当事務所の経験をもとにしていますが、行政書士の守秘義務の観点から名前・地名などはすべて架空のものです。予めご了承ください。

 

大手製菓会社の運送部門からのご依頼

２年前までは存在をしらなかった？

B社は東京都の湾岸部に倉庫のある大手製菓会社の運送部門がスピンオフした運送会社様です。 親会社の製菓会社は日本国内でも有名な巨大会社です。そのためコンプライアンスを非常に重視される風土を感じるものでした。

しかし、実際には特殊車両通行許可に関しては２年前まではその存在を知らず、運送するトレーラが小さな交通事故を起こし、その時に初めて担当官から特殊車両通行許可について聞いたということでした。

社内での意思統一までに１年、許可申請までに１年

その後２年間は、最初の１年間は様々な部署で「特殊車両通行許可という許可があるんだ」ということを周知させるだけで時間がたってしまったと聞きました。

B社は実際に許可を取ろうとなるとトレーラだけで５０台以上、経路をすべてとると２０００ほどにも上るので許可申請するととてつもない予算が必要になり、そうなると社内会議が何個も必要だったというのです。

そして１年たってある程度社内で「特殊車両通行許可をとらないといけない」という気風がうまれたのですが、そこから申請するまでにはさらに１年かかったといいます。

社内で割れた意見

なぜ１年もかかったのかというと、「ほかの企業がとっていないのに自分たちがとるということは損なのではないか」という意見が根強くあったらしいのです。

法律家の立場からすれば「許可を取らないのは違法です」とバッサリいえるのですが、とはいえ実際には無許可で特殊車両を運行させている運送会社はたくさんあるため、いざ取ろうとなるとどうしても反対意見が出てしまうというのです。

最終的には総務部の担当者が粘り強く説明し、親会社の製菓会社からの鶴の一声で決まったと聞きました。

 

 

申請の準備が始まる

当事務所への相談の電話

当事務所への相談は意見が割れていたころからいただいていました。

まずは単純に特殊車両の知識と、さらにどこまで徹底して許可取得をすればいいのか、場合によっては社内で許可取得部門を作ったほうがいいのかという話までしていただきました。

 

当事務所としての見解は、やはり許可はとらなければいつかは取り締まりを受けることになるので、まずは許可取得をしているという事実が大事だということを伝えました。 そのうえで、どうすれば許可取得のコストを抑えることができるか、どうすれば事務手続きを簡略化できるかを丁寧に説明しました。

 

社内で許可取得部門をつくるメリットとデメリット

これはご依頼をいただく運送業様皆様が悩まれるところですが、たいていは行政書士にいちいち依頼をすると結果的に報酬が高くついてしまうので、それだったら社内で担当者を決めて許可取得部門を作ったほうが安上がりなのではないかとお考えになるのです。

 

当事務所としては、最終的にお客様方で許可取得ができればそれが一番いい形だと考えていますので、最初のころだけコンサルティングという形で携わり、担当者が自立できるまでオンライン申請を教えるということも提案しました。

しかし、実際に途中まで説明すると一通り理解するまでのハードルの高さに気付き、さらにさまざまな例外を含めるととても社内では対応できないということになったのです。

いざ担当者ができるようになったとしても、担当者の退職や移動によりまた一から担当者を教育することを考えると社内で育成することはデメリットのほうが多いと判断したようです。

 

ちなみに、特殊車両通行許可を自前でやることのメリットはなんといっても行政書士への報酬のコストカットでしょう。しかし、デメリットはその申請の複雑さを理解できるようになるかというところから考えなくてはならないのです。

 

当事務所からの提案

許可を取るとなると、まずはすべての車両と経路を検討することになりますが、さすがに大手運送会社になると経路は何百を超えます。

そのすべてを申請すると許可が下りるまでに大変な時間がかかり、さらに費用も莫大なものになります。そこで実現可能性のある提案をさせていただくこととしました。

 

できる限り経路はまとめる

まずは経路を整理し、できる限りまとめることによって全経路から３分の１を削減することにしました。

また、あまりにも通行する可能性の低い経路に関してはとりあえずは申請を見送り、順次取得するようにしました。

いきなり何百も申請を出して許可が下りない期間を長引かせるよりは、通行する頻度の高いものから順に何回かに分割して申請をしたほうが実現性は高いと判断したのです。

当事務所の報酬を約半額にカット

そして、悩みの種であった経費の問題ですが、まずは行政庁への手数料をできる限りカットできるように経路と車両の技術上のアドバイスをさせていただき、さらに当事務所の報酬を約半分にさせていただくことにしました。

これによって、当初の予定よりもはるかに低い金額で許可申請ができることとなり、お客様にも大変喜ばれました。

私共のお値引きのご提案は、大幅なお値引きの場合はとくにお客様との信頼関係が築けそうだと判断した場合にのみさせていただいております。

今回のご提案はB社様の許可申請に対する真摯な姿勢と協力体制に不安がなかったためご提案できたものです。

 

約５００経路の期限管理（更新）と年間１００経路の新規申請を管理

最初の申請は約１００経路ずつさせていただいたのですが、許可になるまでに協議の期間が大変にかかり、４か月もお待たせしてしまいました。

しかし、B社担当者様は非常によく理解してくださり、気長に待ってくださり、無事許可の運びになりました。

現在では、すべての部署の約半分の５００経路を期限管理をさせていただき、さらに年間１００程度の新規申請をご依頼いただくようになりました。

ここまでの規模になると当事務所としても大型のご依頼になりますが、感謝の気持ちと同時に身の引き締まる思いをしております。